Scandagra: een efficiënte en papierloze workflow voor aankoopfacturen

Hoe Scandagra zijn workflow voor inkoopfacturen heeft gedigitaliseerd met Fitek.

Scandagra is een internationaal agrobedrijf dat actief is in Estland, Letland en Litouwen en eigendom is van Deense en Zweedse aandeelhouders. De kernactiviteiten van Scandagra Estland omvatten de productie en verkoop van diervoeder, de inkoop van graan en koolzaad, en de handel in zaden, meststoffen en gewasbeschermingsmiddelen. De diervoederproducten van het bedrijf zijn bestemd voor een breed scala aan vee en aquacultuur – van rundvee en varkens tot konijnen en karpers. In Estland heeft Scandagra vestigingen in Jüri, Tartu en Viljandi, evenals acht winkels en een webwinkel met een ruim assortiment aan landbouw- en tuinbenodigdheden.

Het doel van elk efficiënt bedrijf is een papierloze economie

Egely Kink, financieel controller bij Scandagra.

Handmatige goedkeuringen en gefragmenteerde processen

Vóór de implementatie van Fitek verliep de verwerking van inkoopfacturen bij Scandagra volledig handmatig. Het bedrijfsbeleid schreef voor dat elke factuur vóór betaling fysiek moest worden ondertekend, wat leidde tot onnodig papierwerk, vertragingen en af en toe frustratie, zowel op de financiële afdeling als bij de operationele teams. Vaak werd een factuur eerst per e-mail goedgekeurd, verwerkt in boekhoudsoftware, afgedrukt voor ondertekening en vervolgens op papier gearchiveerd – een traag, repetitief proces dat gevoelig was voor knelpunten.

Gestroomlijnde en volledig digitale workflows

Het digitaliseringstraject van Scandagra begon met de invoering van e-facturen en de digitalisering van PDF-facturen. Zodra facturen machinaal leesbaar waren geworden, was het eenvoudig om elektronische goedkeuringsworkflows en geautomatiseerde boekhoudkundige codering in te voeren. Deze verbeteringen leidden tevens tot een centraal digitaal archief, waardoor bevoegde medewerkers op elk moment documenten kunnen zoeken, controleren en opvragen – zowel op kantoor als wanneer zij op afstand werken.

Fitek heeft ons geholpen om oude gewoontes achter ons te laten en een gestructureerd, snel en transparant systeem op te zetten dat ons dagelijks werk ondersteunt. Geautomatiseerde codering en elektronische goedkeuringen zijn een grote stap voorwaarts geweest

Snellere goedkeuringen, minder handmatig werk

Tegenwoordig worden inkoopfacturen automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring en kunnen ze met slechts enkele muisklikken worden bevestigd – zelfs vanaf een mobiele telefoon. Dit heeft het risico dat facturen vastlopen in het goedkeuringsproces en betalingen vertragen aanzienlijk verminderd. Dankzij geautomatiseerde boeking is het niet langer nodig om terugkerende kosten handmatig aan rekeningen toe te wijzen, wat tijd bespaart voor boekhouders en het risico op fouten vermindert.

Met het oog op de toekomst bereidt Scandagra zich voor op de aanstaande integratie van Fitek met het internationale e-facturatie-netwerk Peppol, wat de facturering met buitenlandse partners zal vereenvoudigen. Het bedrijf kijkt tevens uit naar de lancering van een functie voor een voertuiglogboek, waarmee medewerkers op een efficiënte manier zakenreizen kunnen rapporteren. Beide functies bevinden zich in de ontwikkelingspijplijn van Fitek en zullen binnenkort beschikbaar zijn voor klanten.