Elis’ verhaal: snellere en efficiëntere financiële processen dankzij Fitek

Ontvangt uw bedrijf facturen in verschillende formaten – op papier, als PDF en als e-facturen? Worden goedkeuringen nog steeds afgehandeld via e-mailketens of papieren handtekeningen? Ontdek hoe Elis de verwerking van leveranciersfacturen heeft geautomatiseerd met Fitek, waardoor de financiële workflows sneller, efficiënter en eenvoudiger te beheren zijn geworden.

Elis Textile Service is een van Europa’s toonaangevende aanbieders van textielverhuur en -onderhoud, hygiëneoplossingen, werkkleding, entreematten, industriële doeken en ongediertebestrijding. Het bedrijf maakt gebruik van Excellent Standard ERP in combinatie met Fitek om zijn boekhoudprocessen te automatiseren.

Wat heeft Elis geautomatiseerd?

Ojārs Dāvis Zondaks, financieel controller voor de Baltische regio, benadrukt drie belangrijke voordelen van het gebruik van Fitek.

1. Eén platform voor elke factuur

Elis ontvangt facturen in verschillende formaten, waaronder PDF’s, papieren facturen en e-facturen. Tegenwoordig worden deze allemaal op één platform verzameld, gecontroleerd en goedgekeurd.

„Wij hoeven niet langer na te denken over hoe wij elk factuurformaat afzonderlijk moeten ontvangen, verwerken en doorsturen.”

2. Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows

Vóór de invoering van Fitek waren voor de goedkeuring van facturen e-mails en handgeschreven handtekeningen nodig. Nu worden facturen automatisch doorgestuurd op basis van leverancier, factuurbedrag en andere bedrijfsregels. Zodra ze zijn goedgekeurd, gaan ze automatisch naar de volgende goedkeurder, terwijl herinneringen ervoor zorgen dat het proces op gang blijft. Medewerkers kunnen facturen ook goedkeuren via de mobiele app van Fitek.

Volgens Ojārs bespaart deze automatisering medewerkers aanzienlijk veel tijd.

3. Geautomatiseerde boekingen

Op basis van eerdere boekhoudgegevens wijst Fitek facturen automatisch toe, splitst deze op en boekt ze volgens vooraf gedefinieerde regels, voordat ze in de goedkeuringsworkflow terechtkomen. Medewerkers hoeven geen tijd meer te besteden aan repetitieve, handmatige boekhoudtaken.

Een complex voorbeeld: LMT-facturen

LMT-facturen, die vaak zo’n 20 pagina’s lang zijn, behoorden voorheen tot de meest tijdrovende documenten om te verwerken, omdat de kosten moesten worden toegerekend aan individuele medewerkers en kostenplaatsen.

Nu worden LMT-e-facturen rechtstreeks in Fitek ontvangen. De benodigde gegevens zijn beschikbaar in Excel voor eenvoudige import en export, waardoor het grootste deel van het handmatige werk voor zowel HR als de boekhouding wordt geëlimineerd.

Volgens Ojārs wordt Excel alleen voor deze facturen gebruikt omdat dit het duidelijkste overzicht biedt. De verwerking van de meeste andere facturen verloopt volledig geautomatiseerd binnen Fitek.

De grootste uitdaging is de eerste maand

Het opzetten van de automatisering is relatief eenvoudig. De grootste inspanning wordt geleverd tijdens de eerste maand, wanneer de goedkeuringsworkflows en boekhoudregels worden vastgesteld.

Zodra deze regels zijn vastgelegd, past Fitek de eerdere boekhoudkundige logica automatisch toe op toekomstige facturen. Boekhouders hoeven alleen nog maar de voorgestelde boekingen te controleren voordat de facturen worden overgedragen naar het ERP-systeem en klaargemaakt voor betaling.

E-facturering bespaart tijd en middelen

Ieva Gaile, Country Manager van Fitek Letland, zegt dat e-facturering de handmatige gegevensinvoer, het digitaliseren van documenten en het risico op fouten aanzienlijk vermindert.

Het werken met gestructureerde factuurgegevens vergemakkelijkt automatisering, waardoor zowel tijd als geld wordt bespaard en de noodzaak van handmatige controle wordt verminderd.

Aangezien e-facturering voor Letse bedrijven in 2028 verplicht wordt, moedigt Ieva bedrijven aan om zich nu al voor te bereiden. Overheidsorganisaties die al gebruikmaken van e-facturen hebben de kosten voor het digitaliseren van documenten met een factor drie verlaagd, en particuliere bedrijven kunnen vergelijkbare voordelen behalen.

Wat kan Fitek automatiseren?

Fitek centraliseert alle inkomende financiële documenten, waaronder:

• PDF-facturen
• Gescande facturen
• Gefotografeerde bonnen
• E-facturen
  

Papieren en PDF-facturen worden automatisch omgezet in gestructureerde elektronische gegevens, waardoor end-to-end-automatisering mogelijk wordt.

Bedrijven gebruiken Fitek om het volgende te automatiseren:

• Workflows voor factuurgoedkeuring
• Boekhoudkundige boekingen
• Verwerking van onkostendeclaraties
• Beheer
  van inkooporders

Bedrijven verminderen doorgaans het routinematige handmatige werk van boekhouders met 70–80%, waardoor financiële teams zich kunnen richten op taken met een hogere toegevoegde waarde.

Aanvullende functies zijn onder meer:

• Geautomatiseerde boekingen op basis van vooraf gedefinieerde regels.
• IBAN-verificatie, waarbij facturen worden gemarkeerd wanneer de bankrekening afwijkt van de geregistreerde rekening van de leverancier.
• FitekAI, dat leert van historische boekhoudgegevens om nauwkeurige boekingen voor te stellen die in de loop van de tijd steeds beter worden.
• Mobiel onkostenbeheer, waarmee medewerkers bonnen en onkostendeclaraties rechtstreeks via de mobiele Fitek-app kunnen indienen.

Bekijk hier de presentatie „Automation That Pays Off” van Ieva Gaile en Ojārs Dāvis Zondaks tijdens het Excellent Customer Day-evenement.