AI in de boekhouding: hoe kunt u het factuurbeheer versnellen en factuurfraude opsporen?

Uit onderzoek blijkt dat 46% van de accountants dagelijks gebruikmaakt van AI-oplossingen, en dit percentage neemt snel toe. Hoewel de meest gangbare AI-modellen vaak nuttig zijn bij het vinden van informatie of het verzamelen van ideeën, bieden de AI-oplossingen van Fitek accountants uitkomst bij twee belangrijke knelpunten:

• Er wordt te veel tijd besteed aan handmatig werk

Uit het onderzoek van Fitek uit 2026, waaraan 350 accountants uit de particuliere en publieke sector deelnamen, kwamen enkele schokkende cijfers naar voren. Zo neemt het verwerken van facturen 28% van de werktijd in beslag. Met slimme automatisering kan dit met bijna 80% worden teruggebracht.

• Accountants zijn het meest kwetsbaar voor factuurfraude

Nu factuurfraude aan de orde van de dag is en er bovendien menselijke fouten op facturen moeten worden opgespoord, zijn accountants in de rol terechtgekomen van een zogenaamde ‘bomzoekhond’, van wie wordt verwacht dat hij opmerkt wanneer er iets mis is met een factuur – een kleine wijziging in het rekeningnummer of een ongebruikelijk bedrag. Maar menselijke mogelijkheden hebben hun grenzen.

Tijdens de onlangs gehouden AI-conferentie van de Estse Vereniging van Accountants gaf Kristi Neidra, algemeen directeur van Fitek Estonia, een uitgebreide presentatie over huidige en toekomstige AI-oplossingen die bedrijven daadwerkelijk helpen bij deze uitdagingen. "Wij werken er elke dag aan om voorop te blijven lopen en oplossingen te bieden die daadwerkelijk aansluiten bij de behoeften van financiële teams", bevestigde Kristi Neidra. Lees verder voor een kort overzicht van de oplossingen die wij tijdens de conferentie hebben besproken. Om te bespreken hoe u dit alles ten voordele van uw bedrijf kunt inzetten, kunt u HIER een demo boeken.

Hoe vermindert Fitek AI de tijd die wordt besteed aan factuurverwerking?

Uit onderzoek van Fitek bleek dat een boekhouder gemiddeld 18,4% van zijn werktijd besteedt aan het verwerken van inkoopfacturen en 9,5% aan verkoopfacturen, wat neerkomt op maar liefst 28%. Als we kijken naar de verwerking van één enkele inkoopfactuur, kost dit gemiddeld 12,9 minuten, waarvan een groot deel wordt besteed aan gegevensinvoer, het definiëren van dimensies, controles en het corrigeren van fouten.

De op machine learning gebaseerde dimensie-invuller van Fitek AI leert van historische gegevens. Deze voegt automatisch rekeningen en kostenplaatsen toe en past zich zelfs aan aan wijzigingen in btw-codes binnen het systeem – elke verwerkte factuur maakt het systeem slimmer.

De AI-assistent van Fitek is als een slimme online collega die overzicht heeft over de gehele omgeving en al uw inkoopfacturen. Dankzij deze assistent hoeft een boekhouder niet langer 17 browservensters tegelijk open te houden om een overzicht van het systeem te krijgen. De assistent herkent patronen, bijvoorbeeld wanneer 17 vergelijkbare facturen afkomstig zijn van dezelfde leverancier, en stelt onmiddellijk voor om hiervoor een automatiseringsregel aan te maken. Er zijn nog meer knelpunten in de verwerking of repetitieve taken die de AI-assistent van Fitek opmerkt en waarvoor hij automatiseringsaanbevelingen doet.

Hoe detecteert Fitek factuurfraude en spoort het menselijke fouten op facturen op?

Fraude is steeds geavanceerder geworden. Vervalste PDF-facturen, gehackte e-mailadressen en door AI gegenereerde documenten maken het opsporen van afwijkingen moeilijker dan ooit. Dit alles is niet langer een zeldzaamheid, maar een onvermijdelijkheid waarbij men altijd een stap voor moet blijven.

Een boekhouder zou echter niet moeten hoeven werken als een bommenzoekhond, die handmatig de metagegevens en visuele inconsistenties van elk document moet opsporen. Voor het menselijk oog kunnen kleine maar kwaadwillige wijzigingen in IBAN-codes of bedragen gemakkelijk onopgemerkt blijven.

Hier biedt onze FraudAI uitkomst – een fraudedetector die nooit slaapt. Het systeem vergelijkt inkomende facturen automatisch met historische gegevens en controleert de visuele authenticiteit van het document. AI voert de uitputtende achtergrondcontrole uit en brengt afwijkingen als rode vlag op het scherm, waardoor financiële risico’s worden beperkt. Een belangrijke toegevoegde waarde hierbij is dat de AI niet alleen een visuele inspectie uitvoert, maar ook de metagegevens van de PDF controleert en detecteert of de factuurgegevens zijn gewijzigd nadat deze zijn gegenereerd. De uiteindelijke beslissing en controle blijven echter altijd bij de mens.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Wij laten het u graag zien. Boek hier op de website een demo.

Goed om te weten! Nieuwe technologieën brengen ook verantwoordelijkheid met zich mee. Bij het kiezen van een AI-platform is het altijd belangrijk om kritische vragen te stellen over de beveiliging: bevinden de datacenters zich in de Europese Unie, zijn de gegevens geïsoleerd van die van andere klanten, is de dienst gecontroleerd en blijft een mens de beslisser, enzovoort. Het antwoord van Fitek op al deze vragen is een volmondig „ja“.